承認プロセス・権限
この作業を実施する人：労務管理担当者 作業時間：60分
 | このセクションでおこなう設定の目的 |
休暇や時間外の申請および勤怠を「承認」するための設定方法をご案内します。MINAGINEでは実態に合わせた承認プロセスが実現できるよう、あらゆる設定が可能です。また、部門や役職ごとに権限付与を変えることで、関係する操作だけができるよう、制御できます。
 | このセクションの設定を進める前の準備・チェックポイント |
■部門別・役職別で必要な権限を区別する
■「承認者」の種類と承認プロセスについてありたい状態を整理する
（部門チェックを強めるか、人事チェック中心か等）
このセクションの解説内容
1.MINAGINEにおける
「承認」について理解する
2.承認プロセスを決め、
承認者情報を登録する
3.MINAGINEにおける
「権限」について理解する
4.部署・役職・社員に対し、
「権限」を設定する
承認プロセスの前に：「承認」について理解する
MINAGINEでは、勤怠管理を「承認者」が承認することで勤怠が確定されます。そのため、全ての社員に対して、承認者を定めておく必要があります。
「承認」の基本的な考え方（基本の承認者）
部署マスタで、部署ごとに責任者を設けることができます。この部署の責任者が、その部署に所属している社員の承認者になります。
POINT
- 社員が所属する部署（グループ分けした部署も含め全て）に責任者を設定する必要があります。責任者（承認者）がいない部署に所属している社員は、勤怠管理ができません。
- 責任者（承認者）は、全ての部署の責任者になれます（自身が所属していない部署でも可）。
- 上位部署の責任者は、下位部署の勤怠を閲覧できます。（承認はできません。）下図の場合、営業本部長は、各支店の社員の勤怠を確認できますが、承認できるのは、支店長のみです。
- 責任者は、その部署の全期間で所属していた社員を承認する役割を担います。
承認者を設定する：基本の場合
責任者（承認者）の設定
| 承認者（責任者）の設定画面 | 設定 ＞ 会社管理 ＞ 部署 ＞部署マスタ |
・一部署ずつ責任者を 設定する方法 | ➡ | 一部の責任者(承認者)を変更する場合は、部署の詳細欄で変更します。該当部署をクリックすると画面下部に「部署マスタ入力欄」が表示されます。その責任者(承認者)欄で責任者を設定します。 |
・Excelを使って一括で 責任者を設定する方法 | ➡ | 大幅な組織変更や責任者(承認者)の変更が多い場合に一括で変更する方法です。部署マスタ画面からExcelデータをダウンロードし、部署や責任者を変更後、アップロードします。 |
 | 人事ユーザーガイドブック P50～51参照。 |
承認者を設定する：代理・個別・責任者本人の場合
代理承認者の設定
| 操作画面 | 設定 ＞ 就業管理 ＞ 承認者マスタ ＞ タイムカードの承認者/時間外勤務の承認者/休暇の承認者 |
たとえば図の〇〇支店の支店長は、出張が多く、承認ができないことがあるかもしれません。（人事部にて承認を代行できますが）１つの部署に対して、部長や副支店長など、承認者を複数設けたい場合は、代理承認者を設定します。
代理承認者設定画面の例
| 人事ユーザーガイドブック P55参照。 |
ここに注意！
・代理承認者は、１つの部署に対して複数人設定が可能です。
・タイムカード、時間外申請、休暇申請ごとに設定となりますので、それぞれで設定してください。
個別承認者の設定
| 操作画面 | 設定 ＞ 社員管理 ＞ 社員 ＞ 社員マスタ ＞ （該当者の選択） ＞ 主所属部署（欄外） ＞ ▶個別承認者の設定 |
「〇〇支店所属のA社員は、一時的に△△支店で勤務しているため、勤怠および申請の承認を、◯◯支店の責任者以外にしたい」場合など、特定の社員の承認者を別にすることができます。
基本の承認ルールとは異なる承認者を設定したい時にご活用ください。
POINT
- 部署の責任者の代替になりますので、個別承認者は１人のみ設定が可能です。
- タイムカード、時間外申請、休暇申請ごとに設定となりますので、それぞれで設定してください。
個別承認者設定画面の例
| 人事ユーザーガイドブック P50～56参照。 |
確認したい場合
・個人承認が設定されている社員の一覧の確認は以下の設定で確認することができます。
| 操作画面 | 設定 ＞ 社員管理 ＞ 社員 ＞ 社員の承認者個人設定 |
部署の責任者の承認
| 操作画面 | ・タイムカード 設定 ＞ 就業管理 ＞ タイムカードマスタ ＞ タイムカードの設定（会社／部署 ＞（登録の設定タブ） ・時間外・直行直帰 設定 ＞ 就業管理 ＞ 時間外勤務マスタ ＞ 時間外・直行直帰・出張申請の設定 ・休暇・遅刻設定 設定 ＞ 就業管理 ＞ 休暇マスタ ＞ 休暇・遅刻・早退申請の設定 |
「自分自身で承認可能か」「上の部署の責任者が承認するか」を設定できます。
例：〇〇支店長と△△支店長自身の勤怠を、支店長自身で行うか、営業本部長が行うか
更に上に部署がない場合は、自分自身の承認になります。
初期設定は、「自分自身で承認可能」です。
「部署の責任者の承認」設定画面の例
| 人事ユーザーガイドブック P53～54参照。 |
承認を二段階で行えるよう設定する
各種申請においては、前項までで設定した承認者による承認とは別に、二段階の承認が必要な場合、二段階目の承認者を設けることが可能です。
| 操作画面 | ・時間外・直行直帰 設定 ＞ 就業管理 ＞ 時間外勤務マスタ ＞ 時間外・直行直帰・出張申請の設定 ・休暇・遅刻設定 設定 ＞ 就業管理 ＞ 休暇マスタ ＞ 休暇・遅刻・早退申請の設定 |
承認段階について
最終承認者設定画面の例
設定時の注意
- ２回目の承認者が、社長や人事部長など全社共通の場合は、その最終承認者が責任者となっている部署を選択してください。
- 部署ごとに２回目の承認者が異なる場合は、代理承認者を設定する画面で、最終承認の代理承認者として設定してください。（最終承認の代理承認者が不在の場合は、１回目の承認のみで完了となります）
承認プロセスのまとめ
「承認」に関する解説事項をまとめました。自社の運用にあった設定を進めてください。
| ※振替出勤・振替休暇に関しては 「2-7 各種申請の設定（時間外申請・休暇欠勤申請・直行直帰出張・遅刻早退申請）」を参照ください。 |
管理運用に向けて：権限設定を理解し、適切な権限を付与する
MINAGINEを利用する全ての社員に、利用できる権限を設定する必要があります。
付与された権限によって、表示されるメニューが異なります。
「権限」の基本的な考え方と分類
権限は、「会社管理」「社員管理」「就業管理」（オプションで「給与明細」）に分類されます。
一般社員 ・・・ レベル１
上長・承認者 ・・・ レベル３
人事・全社員の勤怠を閲覧可能な者 ・・・ レベル４
で付与します。
権限の分類
（注）「レベル２」はシステム上の都合で使用できないため、外しています。
| レベル１ | レベル２ | レベル４ | レベル５ |
| 一般権限 | 承認権限 | 人事権限 | グループ会社の管理権限 |
| 打刻 タイムカード登録 時間外申請 休暇申請 ： | レベル１の利用可能機能に加え、 部下のタイムカード・申請を承認 | 全社員のタイムカードを締め・計上 全社員の申請を代行 全社員の承認を代行 | 全会社の設定・タイムカードの締め・計上 |
| 自身のタイムカードや申請などの操作ができます。 | 部署の責任者として部下の承認などの操作ができます。 （就業管理では、タイムカード・申請の承認ができます。 社員管理では、部下の社員情報の変更申請ができます。 給与管理については、レベル３でも閲覧できるのは、自身の明細のみです。） | 自社内で、全ての機能が利用できます（管理者アカウントしか利用できない設定メニューを除く） | MINAGINEでは、会社マスタより、会社を複数作成することが可能です（本ガイドでは設定方法を割愛） |
| 人事ユーザーガイドブック P45～48参照。 |
これをするとあぶない！
部署の責任者や代理承認者などで、承認者として設定されていても、権限がレベル３でないと、承認メニューが表示されません。部署の承認者（代理承認者含む）には必ずレベル３を設定しましょう。
「権限」レベルを設定する：役職単位で設定する場合
| 操作画面 | 設定 ＞ システム管理 ＞権限 ＞役職の権限 |
権限のレベルは、「役職ごと」、「社員ごと」で設定が可能です。 役職ごとで設定する場合は、さらに、「会社全体に設定」と「特定の部署のみ個別設定」が可能です。
・会社全体に設定する場合：部署で、最上部の会社名を選択します。
・特定の部署のみ個別設定する場合：個別設定を行いたい部署名を選択します。
設定時の注意
・役職ごとにどの権限レベル（５段階）を付与するかを設定します。
（注）部署単位でアクセスできない設定になっている場合は、その部署の役職者に権限を与えても
アクセスすることはできませんのでご注意ください。
「権限」レベルを設定する：社員ごとに設定する場合
| 操作画面 | 設定 ＞ システム管理 ＞権限 ＞社員の権限 |
例えば、役職は一般社員であるものの、給与担当等の理由で、権限としては「4」を付与したい場合に利用します。
権限設定の例
| 会社管理 | 社員管理 | 就業管理 | 給与明細 | |
| ー（一般） | （権限なし） | （権限なし） | 1 | 1 |
| 部課長（承認者） | （権限なし） | 1 | 3 | 3 |
| 人事担当 | 4 | 4 | 4 | 4 |
| 役員 | 5 | 5 | 5 | 5 |
設定時の注意
・役職で付与した権限レベルのうち、特定の社員のみ権限レベルを変更する場合に利用します。
（例）給与明細の参照は「役職の権限」で「部長以上」と設定した場合でも、給与実務を担当する
人事部の一般社員にも権限を付与して、操作可能にすることができます。
| 人事ユーザーガイドブック P45～48参照。 |
| ◀前の記事へ | 目次へ | 次の記事へ▶ |