2-7　各種申請の設定（時間外申請・休暇欠勤申請・直行直帰出張・遅刻早退申請） : サポートセンター

各種申請の設定

この作業を実施する人：労務管理担当者　　作業時間：120分

このセクションでおこなう設定の目的

MINAGINEでは、勤怠時間の管理だけでなく、所定労働時間外の勤務をした時、休暇を取得した時、遅刻や早退をした時等の申請管理を行うことができます。

このセクションの設定を進める前の準備・チェックポイント

■自社の「申請」に関わる就業規則

このセクションの解説内容

1.MINAGINEにおける「申請」について理解する

2.所定労働時間外の勤務の申請を設定する

3.休暇申請（有給休暇・振替休日・代休）を設定する

4.直行直帰申請・遅刻早退申請を設定する

申請を進めるためのステップ

各種申請は、デフォルト機能のままでご利用頂けますが、自社の就業規則・運用ルールに合わせて設定を変更してください。なお、「時間外申請」と「休暇申請」は常に有効（設定可能）な状態ですが、「直行直帰申請」と「遅刻早退申請」は、「利用する」「利用しない」を選択することができます。

各種申請に関する設定の流れ

※１：「直行直帰申請」「遅刻早退申請」の場合。

※２：「種別」について

申請時に選ぶ種類のことです。勤怠締め後に、種別ごとに、今月の申請回数や申請時間数の集計を行うことが可能です。種別が多いと、社員にとっての選択肢が増え、運用のハードルが高くなります。自社の就業規則や運用ルールに合わせ、必要な種別を設定しましょう。

時間外勤務申請の設定を進める

「平日残業」「休日出勤」など、社員が申請する時間外勤務の種別を登録します。

時間外勤務の種別を登録する

操作画面

設定＞就業管理＞時間外勤務マスタ＞時間外勤務の種別

デフォルトでは、「平日残業」「深夜残業」「休日出勤」の種別が以下の制限で登録されています。

種別	制限
平日残業	・平日のみ利用できる・日中のみ利用できる
深夜残業	・深夜のみ利用できる
休日出勤	・休日のみ利用できる・日中のみ利用できる

例えば、平日（出勤予定がある日）の、18:00 〜 23:00 で残業をした場合、18:00 〜 22:00 の平日残業・22:00 〜 23:00 の深夜残業の、２回の時間外申請を行うことになります。
※１回の時間外申請で行うためには、平日残業の制限（日中のみ利用できる）を解除すれば可能。

種別には、以下の利用制限を設けることができます。
(※会社のルールがない場合、制限を設けなくて結構です。)
　・平日・休日の制限
　　　（平日のみ利用できる・休日のみ利用できる）
　・時間帯の制限
　　　（深夜のみ利用できる・日中のみ利用できる・指定した時間のみ申請できる）
　・職種の制限（「2-2 部署・役職の登録」で職種を登録している場合）
　　　（登録された職種以外は、利用できない）

種別登録画面の例

人事ユーザーガイドブック P82～84参照。

時間外勤務の詳細設定を行う

社員が申請する時間外勤務の詳細設定を行います。ここでは、主な機能のみ解説しますが、必要に応じて設定を変更できます。

操作画面

設定＞就業管理＞時間外勤務マスタ＞時間外・直行直帰・出張申請の設定

・一括申請の可否
　承認者または人事権限を持つ社員が、承認可能な部下全員の申請を、一括で登録代行・承認できます。
　（工場勤務等で、工場長の指示により一斉残業を行った場合等）

・代理申請の可否
　承認者または人事権限を持つ社員が、承認可能な特定社員の申請を、代行できます。

設定画面の例

人事ユーザーガイドブック P82～84参照。

休暇申請：基本設定

休暇申請の種別

MINAGINEでは、以下4種類の休暇管理が可能です。

有給休暇	振替休日	代休	無給休暇
取得した休暇は、有給休暇として管理されます。年次有給休暇のように、予め付与されていないと使用できない等の設定が可能です。	休日勤務を振替出勤とした場合、振替休暇が付与されます。振替出勤申請時に振替休暇日を指定するか、あとで申請できるようにするか、設定が可能です。	休日勤務を振替出勤としなかった場合、代休が自動的に付与されます。	取得した休暇は、無給休暇として管理されます。

休暇の基本設定を変更する

操作画面

設定＞就業管理＞休暇・遅刻・早退申請の設定
＞ ▶振替休日の設定＞利用の可否　（あるいは　＞代休の設定＞利用の可否）

基本設定では、振替休日は「利用する」・代休は「利用しない」に設定しています。変更したい場合は、「利用の可否」設定の変更を行います。

休暇申請の種別を登録する

操作画面

設定＞就業管理＞休暇マスタ＞休暇の種別

種別登録画面の例

人事ユーザーガイドブック P58～66参照。

休暇申請の設定項目一覧

項目名	概要	対象種別
休暇種別の種類	休暇種別の種類を選択します。
計上で使用する休暇	休暇残日数を付与する休暇か、申請した際に他種別の休暇残日数から消化される休暇なのかを選択します。例）　有給休暇　　　　　・・・　付与対象の休暇　　　有給休暇（半休）　・・・　他休暇の残日数を消化する休暇　　　　　　　　　　　　　　　　　　(今回は有休残日数から引かれます)	有給休暇振替休日代休
有効期間	付与日から有効な期間を設定します。振替休日・代休の場合は、「休日勤務を行った日」から有効な期間の設定となります。	有給休暇振替休日代休
付与の要否	休暇日数が付与されていないと申請できないかの設定です。例）年次有給休暇・・・・付与されていないと申請できない　　忌引等の特別休暇・・付与されていなくても申請できる	有給休暇
利用時の制限	申請日数に関わらず、1回のみ申請ができる制限を行う場合に選択します。例）リフレッシュ休暇：5日間付与された状態で、　　3日のみ消化した場合、1回申請を行った為　　残日数が2日残っていても2回目の申請は不可となる	有給休暇
勤務時間数の下限	振替休日や代休など、休日勤務に対して休暇を付与する場合、付与条件を満たす勤務下限時間を設定します。	振替休日代休
時間外勤務とする時間数	振替出勤に対して、時間外として計算する基準時間を設定します。 ※所定労働時間を設定する場合がほとんどです。	振替休日
全日休／部分休	全休なのか半休や時間休などの部分休なのかを選択します。	全
部分休単位／時間休単位	例）部分休単位・・・午前休や午後休などの半休　　時間休単位・・・1時間毎に取得可能な時間有休	有給休暇振替休日
部分休単位	部分休の1申請あたり何日として設定する項目になります。例）午前休・午後休等の半休を申請・・・0.5日として消化	全
計上時に基準とする時間数	午前休と午後休で休暇取得時間が違う場合等に設定します。例）午前有休：08:30-12:00の3時間30分・・・0330 　　午後有休：13:00-17:30の4時間30分・・・0430 省略した場合は、所定労働時間×部分休単位で計算されます。	全
休暇時間数の設定	例）日によって勤務時間数が異なる社員の場合平均は8時間だが、休暇日の勤務時間数は6時間だった場合休暇時間数を8時間とする場合・・・マスタ画面で設定した所定時間数休暇時間数を6時間とする場合・・・休暇日の所定時間数	全

詳細設定の前に：申請・承認ルールを整理する

休暇の取得も、時間外勤務の申請と同様、申請や承認方法について運用方法を設定することができます。なお、有給休暇と振替休日についてはさらに細かい方針を決め、設定します。

方針１

部門の承認者段階で制御をするか、人事が集計時に確認するか

部門の承認者段階で制御が不要な場合は、一次承認を不要として申請を進められるように設定します。

方針２

代理申請の可否

上長が部下の休暇取得を代わりに申請できるようにしたい場合は、代理申請を可に設定しておきます。

方針３

代理承認の可否

代理承認を可能とする場合は、該当する承認者を「承認者マスタ」で登録します。

操作画面

設定＞就業管理＞承認者マスタ

方針４

【有給休暇】
取得時のルールについて

・日付の古い順／新しい順、いずれで消化していくか
・振替休日の残日数がある場合はその取得を優先するよう制御するかどうか
・部分休の取得上限を設けるかどうか

方針５

【振替休日】
取得時のルールについて

・休日出勤のみか、残業の代替も可能とするか
・振替出勤申請時に、振替休日の取得日申請を必須にするか
・振替休日として申請した日を、再度振替することが可能かどうか
・振替出勤時の有給休暇申請が可能かどうか
・振替休日の手当化の有無

休暇申請の詳細設定

休暇申請の詳細設定を行う

社員が申請する休暇・遅刻・早退や時間外勤務の詳細設定を行います。ここでは、主な機能のみ解説しますが、必要に応じて設定を変更できます。

操作画面

設定＞就業管理＞休暇マスタ＞休暇・遅刻・早退申請の設定

・一括申請の可否
　承認者または人事権限を持つ社員が、承認可能な部下全員の申請を、一括で休暇の申請代行・
　承認できます。

・代理申請の可否
　承認者または人事権限を持つ社員が、承認可能な特定社員の申請を、代行できます。

・（振休を利用する場合）申請の制限
　振替休日が1日以上残っている場合は、有給休暇を申請できないようにし、取得率向上を図るこ
　とができます。（下記はあくまで一例です。制限をかけない設定も可能です）

振替休日の設定を行う

振替出勤を申請する時に、振替休暇の取得日を必ず指定させるか、別途、振替休日として休暇申請させるかを設定できます。

操作画面

設定＞就業管理＞休暇マスタ＞休暇・遅刻・早退申請の設定
＞ ▶振替休日の設定＞申請のタイミング

設定画面の例

代休の設定を行う

代休は、時間外の種別設定画面にて、付与するための紐づけ設定を行います。

操作画面

設定＞就業管理＞時間外勤務マスタ＞時間外勤務の種別＞ ▶代休の自動付与

振替休日：未取得の振替休日を手当に変える場合

会社の運用方針によって、未取得の振替休日を手当に変えるよう設定することが可能です。手当化するとその振替休日は利用できなくなり、「手当化済時間数」として計上されます。

操作画面

設定＞就業管理＞休暇マスタ＞休暇・遅刻・早退申請の設定

設定画面の例

人事ユーザーガイドブック P75～76参照。

振替休日：２つの運用方法がある点に留意する

振替休日の運用

振替休日は、次の２つの運用があり、それぞれメリット・デメリットがあります。

	取得日を必ず指定させる	別途、振替休日として休暇申請させる
メリット	確実に振替休日を取得できます。	振休を取得できる日に取得するため、社員の運用のハードルが低いです。
デメリット	振替休日を忘れて勤務してしまった・やむを得ず勤務したなどで、申請内容の修正または再度申請が必要になるなど、着実な運用が求められます。	振替休日の取得率が低くなりやすいです。振替出勤日より前に振休日を指定しないと、労働基準法上では振替休日として成立しません。

振替休日の運用方法に沿った申請設定

振替休日は下図のいずれかのパターンで取得するよう、選択します。なお、いずれのパターンであっても振替休日の取得方法の制御をすることは可能です。

（制御点）
・申請時の振替出勤として認める上限時間数　（上限を越えた勤務は、時間外勤務とされます）
・振替出勤として申請できる下限時間数
・有効期限
・申請時に、振替休日の日付を指定させるか　等

申請パターン１：あらかじめ振替休日の取得日を決めて申請する場合

時間外勤務申請を使って休日出勤（振替出勤）を申請する際に、あわせて振替休日の日程も申請します。承認者は両方同時に承認します。