3-1　アラート・チェック機能の活用 : サポートセンター

アラート・チェック機能の活用

この作業を実施する人：労務管理担当者　　作業時間：30分

このセクションでおこなう設定の目的

チェック機能を活用することで、社員の運用状況を一覧にして確認することができます。また一定の基準以上に達した社員が早めに把握できるよう、アラート機能の活用についても確認します。

このセクションの設定を進める前の準備・チェックポイント

■何に対してアラート・チェック機能が使えるか、確認する
■自社で特に注意したい勤怠管理項目を特定する

このセクションの解説内容

1.残業超過管理、有給休暇の期限管理等に使えるアラート機能を理解する

2.残業状況や有給休暇取得状況のチェック等につかえるチェッカー機能を理解する

3.実際の活用場面をイメージする

アラート機能を活用する

操作画面

設定＞社員管理＞アラート＞アラートの設定

「勤務時間の登録がされていない」「残業が超過している」など、気になる項目に早めに気づけるようにするのがアラート機能です。あらかじめ条件を設定しておき、該当する場合には本人や承認者にメール配信で届けられます。スムーズな勤怠管理を進めるため、あるいは、社員の過度な負荷を事前に防ぐために、活用してください。

アラート項目	具体的な内容
勤務時間登録	出勤予定日の勤務開始／終了時間が未入力の場合にアラートを表示します。
勤務時間承認	タイムカードの承認が完了していない場合にアラートを表示します。
残業超過	規定の残業時間を超過した場合にアラートを表示します。※36協定上の残業ではなく、所定労働時間を超えた時間外（法内残業や法定休日も含まれた時間数）となります。
時間外申請	時間外勤務申請をせず、出勤予定より長く働いている場合にアラートを表示します。
休暇・休日の有効期限	有給休暇と振替休日について、有効期限が近い場合にアラートを表示します。

（アラート機能で設定できるもの）
①タイミングや期間
　毎日／毎週／毎月といったタイミングや、対象とする期間を設定できます。
　また、配信メールの配信時間帯も設定できます。

②アラートメールのタイトル
　アラートが目に入りやすいよう、メールタイトルを変更することができます。

③アラートとなる項目の詳細
　たとえば残業超過の場合は、何時間を超過した時点でアラートを出すか設定ができ、
　有給休暇・振替休日の場合は、有効期限の何日前からアラートを出すか設定することが
　できます。

人事ユーザーガイドブック P115～120参照。

チェック機能（チェッカー）を活用する

操作画面

管理＞就業管理

部署別や個人別の勤務状況を確認したいときには、チェック機能を活用します。勤務時間数や残業時間数、休暇取得状況など、目的に応じて一覧を表示し、確認に使うことが可能です。

	チェック項目	具体的な内容
1	勤務チェック	勤務実績や労働時間を表示することができます。労働時間の多い順に並べ替えたり、部門ごとの状況を把握したりして、適切な勤務状況の管理に活用します。また、締めたあとのデータ一覧も表示でき、個人別の月間の勤怠実績詳細を確認することができます。
2	残業チェック	残業人数や総残業時間を表示したり、打刻時間と承認時間を比較してサービス残業が起こっていないかチェックすることができます。残業の抑制・適正な運用に活用します。
3	遅刻・欠勤チェック	遅刻・欠勤状況を月ごとに確認したり、遅刻者ごとに申請が出ているかどうかの確認をすることができます。
4	有休・振休チェック	個人別の休暇残日数や振休の取得状況などを確認することができます。