1年で5日分以上の時間休申請を行うとエラーが発生して申請できないように制限する設定をご案内します。
■目次
- 概要
- 会社の設定
- 社員の設定
- 既存休暇と未来に付与される休暇設定の変更
■操作対象ユーザー：人事権限者
■作業ページ
・休暇・遅刻・早退申請の設定 （設定＞就業管理＞休暇マスタ＞休暇・遅刻・早退申請の設定）
・社員マスタ （設定＞社員管理＞社員マスタ）
・有給休暇・振替休日の管理（設定＞社員管理＞有給休暇＞有給休暇・振替休日の管理）
・アップロード（設定＞社員管理＞有給休暇＞アップロード）
・有給休暇制度の作成（設定＞就業管理＞休暇マスタ＞有給休暇制度の作成）
1.概要
以下の設定条件を満たしている場合、申請時に1年間の時間休累計（※）が上限を超過していると
アラートが表示されて申請不可になります。
| ※時間休累計について |
休暇日に対して直前の起算日から1年の間に指定されている時間休の合計をチェックしております。 ※申請ステータスが 「削除」「取り下げ」「否認」の時間休はチェック対象外です。 例：起算日が「0401」で設定されていて休暇日2022.2.1の場合 2021.4.1~2022.3.31の期間に取得された時間休の累計をチェック |
〇設定条件
・休暇の設定または社員マスタで「時間単位年休の上限アラート」が「アラートする」に設定されている
・対象の休暇種別の設定が「年次有給休暇」 かつ申請対象の休暇が「時間休単位」 である
〇アラートメッセージ：時間単位年休の上限に達しているため、申請できませんでした。
また、時間休上限アラートを「利用する」に変更すると
各自の残日数画面にアラート対象の時間休累計時間が表示されます。
2.会社の設定
①設定＞就業管理＞休暇マスタ＞休暇・遅刻・早退申請の設定 を開きます。
②▶有給休暇の設定にて時間単位年休の上限アラートを「アラートする」に設定します。
※「アラートする」に変更すると1年5日のチェックができるようになります。
③1年の起算日と年間上限時間数を設定します。
※月日を指定しなくても社員の入社日を基準に自動で起算日が判定できるよう、
「入社日」「入社日から6か月後」の選択肢も登録可能です。
※1年の起算日を「規定日」に設定する場合は、4桁の月日登録が必要です。
④画面最下部の [更新] をクリックして登録完了です。
3.社員の設定
「休暇・遅刻・早退申請の設定」画面で設定した会社設定と異なるルールを適用したい場合は
社員毎に設定が可能です。
※現在アップロードでの一括登録が不可となります。
対象者が多数いる場合、社員コード、1年の起算日、上限時間数の情報をいただければ
弊社で代わりに登録させていただきます。
①設定＞社員管理＞社員マスタ にて設定したい社員を検索し、対象者の行をクリックします。
②画面下部の▶時間単位年休の上限アラートにて [入力欄を表示する] をクリックします。
③社員マスタ画面に新しく設定項目が表示されますので、設定を行います。
④画面最下部の [更新] をクリックして登録完了です。
4.既存休暇と未来に付与される休暇設定の変更
今までの上限設定を解除して新しく追加した設定での上限規制を行った場合、
既に付与されている休暇には設定が反映されないため既存休暇の更新が必要です。
また、未来に付与される休暇設定の変更も必要なため、以下にてご対応をお願いいたします。
〇既存休暇の更新
①設定＞社員管理＞有給休暇＞有給休暇・振替休日の管理 を開きます。
②直近2年間の有給休暇を「Excel（更新アップロード用）」にてダウンロードします。
③②でダウンロードしたExcelファイルを開き、
F列：付与日数とH列：時間単位で取得できる日数を同じ日数に修正して上書き保存をします。
④設定＞社員管理＞有給休暇＞アップロード を開きます。
⑤アップロード区分：更新にチェックし、[ファイル選択] にて③のExcelファイルを選択したら
[アップロード] をクリックします。
⑥既存休暇の更新が完了となりますので、年次有給休暇の種別が複数ある場合は
すべての年次有給休暇種別にて①～⑤をご対応ください。
〇未来に付与される休暇設定の変更
①設定＞就業管理＞休暇マスタ＞有給休暇制度の作成 を開きます。
②設定変更を行う年次有給休暇をクリックします。
③画面下に表示される「付与日数と時間単位で取得できる限度日数」欄で、
付与日数と時間単位日数を同じ日数に変更して [更新] をクリックします。
未来付与休暇の設定変更が完了です。
※「アラートしない」場合、下記事象が発生する場合があります。
・付与休暇毎に時間休が何日分利用できるかが設定されていた
・時間休の残日数が不足した状態で申請をすると直近付与分の残日数から時間休を消化される
・付与されている全ての有休の時間給上限を超過した場合はアラートが表示され申請できない
→厳密な「1年間で5日」という制限ができない状況となります。
（例）下記２年分の有給休暇が付与されている
①2021/1/1 １０日付与 時間給上限５日
②2022/1/1 １１日付与 時間休上限５日
※１時間あたりの時間休単位は0.125日（40時間分利用可能）
【事例１】
2021/1/1以降利用した有給休暇が時間休39時間分のみ
①の残日数は5.125日（時間休39時間分消化）
②の残日数は11日
→この状態で時間休2時間分利用すると下記状態になる。
①の残日数は5日（時間休40時間分消化）
②の残日数は10.875日（時間給1時間分消化）
【事例２】
2021/1/1以降利用した有給休暇が時間休77時間分のみ
①の残日数は5日（時間休40時間分消化）
②の残日数は10.625日（時間給37時間分消化）
→この状態で時間休6時間分利用すると下記アラートが表示されて申請不可
