「タイムカード」「時間外申請」「休暇申請」といった各種申請を承認するためのフローに関する概要です。
■目次
- 承認者の条件
- 承認者の基本的な考え方、登録におけるポイント
- ワークフローの種類
■操作対象ユーザー：人事権限者
1.承認者の条件
承認者とは、「タイムカード」「時間外申請」「休暇申請」といった各種申請を承認できる方のことです。
承認者に設定するためには、以下の条件が必要です。
|
＜条件1について＞
・就業管理権限レベルが「1」で登録されている方は承認ができませんので、ご注意ください。
・就業管理権限レベルが「4」の場合は条件2の設定をしなくても承認可能です。
ただし、申請メールを飛ばしたい場合は別途条件2を設定いただく必要がございます。
＜条件2について＞
MINAGINE就業管理には「タイムカード」「時間外申請」「休暇申請」という3種類の承認権限があり、
「部署の責任者」「部署の代理承認者」「個人の承認者」で承認できる権限が異なります。
１）一次承認者（＝部署の責任者）
一次承認者は、「部署の責任者」になります。
一次承認者は、その部署に所属している社員のタイムカード・申請を承認できます。
また、以下の操作も可能です。
・代理系の操作（Web代理打刻や休暇の代理申請）
・一括系の操作（時間外・休暇の一括申請やタイムカードの一括承認）
・アップロードの操作（出勤予定やタイムカード）
２）最終承認者
二段階承認の設定を取っている場合、最終承認者を登録する事ができます。
二段階承認の設定は、各種申請のみとなります。
※タイムカードについては二段階承認の設定は取れません。
最終承認者は、最終承認を行う部署を選択するという方法でのみ設定可能です。
（例えば全ての承認を営業部の責任者が行うといった場合に利用します。）
各部署に個別に最終承認者を設定したい場合は、代理承認者で登録します。
３）代理承認者
１）２）の各承認者の代理承認者を設定できます。
代理承認者は、複数の社員を設定でき、部署の責任者と同様にその部署に所属している社員のタイムカード・申請を承認できます。
ただし、以下の操作はできません。
・代理系の操作（Web代理打刻や休暇の代理申請）
・一括系の操作（時間外・休暇の一括申請やタイムカードの一括承認）
・アップロードの操作（出勤予定やタイムカード）は、できません。
2.承認者の基本的な考え方、登録におけるポイント
所属グループ（=部署マスタ）ごとに責任者を設けることができます。
この部署の責任者が、その部署に所属している社員の承認者になります。
MINAGINE就業管理には「タイムカード」「時間外申請」「休暇申請」という3種類の承認権限があり、
「部署の責任者」「部署の代理承認者」「個人の承認者」で承認できる権限が異なります。
| 部署の責任者 | 部署の代理承認者 | 個人の承認者 | |
| 承認権限 | 部署の責任者として登録することで3種類すべての承認が可能 | 3種類の承認権限について それぞれ個別に設定 | 特定の社員の承認者であり、 3種類の承認権限について それぞれ個別に設定 |
| 設定義務 | 原則、各部署で設定が必須 | 設定は必須ではない | 設定は必須ではない |
| 人数制限 | 各部署に１人まで | なし | 特定の社員の3種類の各申請につき１人まで |
| 設定方法 | 部署の責任者（承認者）を変更したい | 代理承認者を設定するには（1つの部署に承認者を2人以上登録するには） | 承認者を個人ごとに設定したい |
※「個人の承認者」が設定されている方は、「部署の責任者」「部署の代理承認者」が承認できなくなります。
★POINT
1.社員が所属する部署（グループ分けした部署も含め全て）に責任者を設定する必要があります。
責任者（承認者）がいない部署に所属している社員は、勤怠管理ができません。
2.責任者（承認者）は、全ての部署の責任者になれます（自身が所属していない部署でも可）。
3.上位部署の責任者は、下位部署の勤怠を閲覧できます。（承認はできません。）
下図の場合、営業本部長は、各支店の社員の勤怠を確認できますが、承認できるのは、支店長のみです。
4.責任者は、その部署の全期間で所属していた社員を承認する役割を担います。
3.ワークフローの種類
MINAGINEでは、申請（承認）フローは下記のとおりです。
■勤怠管理（タイムカード）
・承認なし
・上長（部署の責任者）or任意の承認者1名が承認
■時間外勤務（平日残業・深夜残業・休日出勤）申請または休暇申請
・上長（部署の責任者）or任意の承認者 1名が承認（一次承認のみで完結）
・上長（部署の責任者） と特定の1名が承認（二次承認が必要）
まずは一次承認のみなどシンプルな申請フローの運用から始めることを推奨します
＜一般社員の承認フローの場合＞
| 一次承認のみで完結 | 二次承認が必要 ※時間外、休暇申請のみ | 個人ごとに承認者を設定 | |
| フロー イメージ |  |  |  |
| メリット | 承認経路、設定が一番シンプル | フローを二段階に承認者が増えることで申請の承認・管理が行える | 柔軟に設定可能、少ない部署、人数が少ない場合設定がシンプル |
| デメリット | 特になし | 全員に適用され、一次承認者は部署の責任者、最終承認は特定の1名に限定されるため、最終承認者の作業負荷が高くなる ※部署によって一次承認のみまたは二次承認の設定は非対応 | 部署や異動が多い場合、メンテナンスが増える可能性がある |
＜承認者（責任者）の承認フローの場合＞
| 自身で承認で完結 | 責任者の承認が必要 | 個人ごとに承認者を設定 | |
| フロー イメージ |  |  |  |
| メリット | 承認経路、設定が一番シンプル | 複数の部署の責任者の承認者が同一人物の場合、設定をシンプルにしやすい | 柔軟に設定可能、少ない部署、人数が少ない場合設定がシンプル |
| デメリット | 特になし | 部署の責任者ごとに承認者が異なる/部署自体が少ない場合、新たに一つ上の部署を作成して設定すると複雑化しやすい | 部署や異動が多い場合、メンテナンスが増える可能性がある |