部署・役職の登録
この作業を実施する人：労務管理担当者 作業時間：30分
 | このセクションでおこなう設定の目的 |
社員が所属する部署と、役職を登録します。MINAGINEで運用するための部署、役職のあり方を知ることで、社員の勤怠に合った運用ができるようになります。
 | このセクションの設定を進める前の準備・チェックポイント |
■MINAGINE登録に必要な「組織」や「責任者・承認者」の考え方について理解する
■MINAGINE登録用の組織図情報を準備する（組織マスタの準備）
このセクションの解説内容
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部署登録の前に：MINAGINE運用上の「部署」とは
MINAGINEにおける「部署」は、承認する人とされる人の関係性を明確にし、勤怠管理をスムーズに進めるために区分します。会社の組織図と同じである必要はありません。次の３点を確認し、就業形態別や承認者別など、実態に合う勤怠管理ができるよう、部署構造を設定していきましょう。
部署登録の前に知っておくべき３つのポイント
| １． | 社員は必ずどこかの部署に所属： 社員がMINAGINEを利用するには部署に所属していないといけません。 （役員など組織図上に所属部署がない場合でも、所属先を決める必要があります。） |
| ２． | 承認ルートが所属登録の基準： 「MINAGINE用の組織図」は必ずしも会社の組織図通りに登録する必要はありません。 働き方の違い、運用ルールや承認の流れが管理しやすい組織図を整理して登録します。 |
| ３． | 就業ルールの違いで部署登録をわける： 同じ部署内に異なる働き方をするスタッフがいる場合、グループ分けをして独自ルールを設定し管理することを推奨しています。 |
「部署」分けの例①
ここに注意！ 独自ルールの扱いについて
・独自ルールがない場合は上位の部署の設定が優先です。
・部署で独自ルールがある場合は独自ルールが優先します。
・グループ分け(独自ルール)を多用すると管理や運用が複雑になるので、なるべく最小限の組織設計にすると
運用が楽です。
！プラスα！ １つの部署に何十人も配属されている場合
MINAGINEでは、部単位で責任者を決め、その責任者が部内社員の勤怠を管理・承認します。
責任者が部内社員全員の勤怠把握が難しい場合は、部を更にグループ分けして適切な環境にするのが望ましいでしょう。
部署登録の前に：MINAGINE用の組織図（部署構造の作り方）を確認しよう
勤怠管理上のワークフローと社員ごとの就業パターンを洗い出し、MINAGINE用の組織図を作成します。
所定就業時間・所定労働時間・勤務形態が異なる人は部署を分ける
所定就業時間・所定労働時間・勤務形態が異なる場合は、所定毎に、部署を細分化する必要があります。ただし時短勤務者の場合は、該当する社員のみ個別設定をすればよく、部署としてわける必要はありません。
「部署」分けの例②
時間外勤務の運用方法が異なる場合は部署を分ける
同じ部署内で、「申請がないと時間外勤務を認めないスタッフ」と「申請がなくても時間外勤務を認めるスタッフ」が混在している場合は、わける必要があります。
ただし、打刻時刻をすべて勤怠時刻と連動する場合は、ここで部署をわける必要はありません。
「部署」分けの例③
ここに注意！ 勤務形態で異なる勤怠時間の概念
「固定勤務制及びシフト制」と「フレックス制」や、「申請が必要な正社員」と「申請の必要がない派遣社員」、あるいは「勤怠時間の把握が必要な管理職」と「必要のない管理職」が職場に混在している場合は、設定を分ける必要があります。なお、フレックス社員には、早出・残業の概念がないので、ご注意ください。
部署を登録する：部署マスタを作成して登録してみよう！
| 操作画面 | 設定 ＞ 会社管理 ＞ 部署 ＞ 部署マスタ |
部署の新規追加・削除・構造の変更をするには
部署名および責任者の変更はいつでもできますが、 部署の新規追加・削除・構造の変更は、「改変」機能を使います。
 | 人事ユーザーガイドブック P20～24参照。 |
テンプレートを使って部署の追加・変更を行う
画面から１つずつ追加する方法と、Excelで一覧を作成し、そのデータをアップロードする方法があります。詳しくは、人事ユーザーガイドブックを参照ください。
設定が完了したら、改変を確定します。
 | 部署マスタ登録シート | 部署の登録・テンプレートのダウンロードは、 設定 ＞ 会社管理 ＞ 部署マスタより行います。 |
部署を登録する：登録した部署の権限を決める(有効にする)
| メニュー | 設定 ＞ システム管理 ＞ 権限 ＞ 部署の権限 |
部署ごとに「会社管理」「社員管理」「就業管理」「給与明細」へのアクセス権限有無をここで設定します。権限を「有効」にすると、その部署の人は該当項目へアクセスできるようになります。 「有効」にした場合のみ、その項目が画面に表示されます。
| →権限についての詳細は「2-6 打刻の設定」を参照。 |
役職登録の前に：MINAGINE運用上の「役職」とは
| 操作画面 | 設定 ＞ 会社管理 ＞ 役職 ＞ 役職マスタ |
MINAGINEでは「役職」機能を使い、勤怠管理を承認する立場か否かを識別するようになっています。
そのため、社員ごとに役職を設定する必要があります。そのため、この役職は会社内の実役職名と一致する必要はありません。
なお、「人事権限」は通常の役職とは別に1つ設けることを推奨しています。運用管理者の立場で上長と同等の承認行為を行ったり、給与に関わる作業を行うため、権限をわける必要があるからです。
「役職」設定の原則となる考え方
・勤怠管理の承認をする立場（上長権限）、承認される立場（一般社員権限）、運用管理者立場
（人事権限）の３種類が基準です。社員ごとに、いずれかの立場を設定する必要があります。
・ただし、会社の運用次第で、３つの立場をさらに細分化し、役職名を増やしても構いません。
初期設定では「上長（管理職）」「上長（非管理職）」「一般」「人事担当」を準備していま
す。
・「上長（管理職）」権限は、勤怠管理の承認をする立場か否かでわけますので、
同じ役職名でも承認立場になければ分けてください。
・社員への割り当ては、「2-3 社員の登録」で解説している社員登録時に行います。
そこで割り当てるための「役職コード」をここで設定します。
・ここで設定した役職名は、社員には表示されません。
役職マスタの登録・運用例
例１：実役職名に関わらず、4種類で運用する
・一般社員（非承認者）
・承認者とならない管理職（非承認者）
・承認者となる管理職
・人事担当
この場合、課長から部長に変わるなど、承認者立場のまま実役職名に変更が生じた場合でも、MINGINE上の役職設定を変えずに運用できます。
例２：社内の役職階層にあわせてベーシックな役職名を登録し、承認者に該当する層を定めておく
右の表の場合、8階層と「人事担当」の9種類を登録し、「課長以上が承認者」などと定めておきます。なお、右以外の役職名が追加された場合も、MINAGINE上では同等階層の役職名に置き換えて運用可能です。
管理職と非管理職の違いは？
一般社員は、申請や詳細記述が必要でも、管理職は不要な場合、管理職には申請や詳細記述を促す アラートを非表示にすることが可能です。
データ出力の際に「管理職を除く」「管理職のみ出力する」などの絞り込みが可能です。
人事権限・上長権限・一般権限とは？
人事権限は、全社員の勤怠管理が可能になります。
上長権限は、部下の勤怠管理・承認が可能になります。
一般権限は、自分の勤怠管理・申請が可能になります。詳しくは、「2-5 承認プロセスの設定・権限の割当」で解説します。
MINAGINE運用上の「職種」
| 操作画面 | 設定 ＞ 会社管理 ＞ 役職 ＞ 職種マスタ |
職種ごとに勤務管理方法に差があったり、データを抽出するような作業の場合に、この区分を利用します。職種による勤務管理の差がなければ登録しなくても構いません。
職種マスタの登録例
| 人事ユーザーガイドブック P18～19参照。 |
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