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MINAGINEではタイムカード（入力・承認） 画面に表示させるアラートとメールアラート通知の2種類あります
それぞれのアラートの設定についてご案内します
■目次
2.状況別おすすめのアラート設定（タイムカード）
・社員に打刻や休暇申請の習慣を身につけさせたい
・社員に平日の時間外/休日勤務申請を出す習慣を身につけさせたい
・社員に必ず平日の時間外/休日勤務申請を出す習慣を身につけさせたい
・社員に健康管理面から深夜労働を抑制させたい場合
・社員に健康管理面から深夜労働を抑制させたい/実労働時間と一致した申請を定着させたい場合
・社員に実勤務時間数と一致した時間外申請を出す習慣を身につけさせたい場合
・勤務開始/終了のタイミングで打刻する習慣を身につけさせたい場合
・半休取得時の休憩時間の運用を正しく行いたい場合
3.アラートの種類（メールアラート）
4.アラートの設定（メールアラート）
■編集可能ユーザー：人事権限者
■作業ページ
・登録の設定（設定タブ＞就業管理＞タイムカードの設定（会社）＞登録の設定 ）
・アラートの設定（設定タブ＞社員管理＞アラート＞アラートの設定）
1.アラートの種類（タイムカード）
下記あてはまる場合にタイムカードの上部に表示されます
| アラートの種類 | 表示条件 | 表示メッセージ | 対処法 |
| 打刻差異アラート | 勤怠記録が入力されているのに、打刻がない場合 | 以下の日が、打刻漏れです。備考に理由を入力ください。 | 打刻を編集することはできないので、備考欄に理由を入力する |
| タイムカード入力画面の打刻列と申請列で差異がある場合 | 以下の日 の開始/終了時刻（打刻）と開始/終了時刻（申請）とが、●分以上差異があります。備考に理由を入力ください。 | 申請列が差異のない時刻で修正できるならそのように行う。事実●分以上の差異があるなら備考欄に理由を入力する | |
| 時間外勤務アラート | 時間外申請が出ていない場合/申請とタイムカードで入力する値は一致しない場合 | 以下の日に、時間外申請が申請されていません | 時間外申請を行う |
| 出勤予定のない日に勤務があるのに申請が出ていない場合 | 以下の日に、休日出勤が申請されていません | 時間外（休日出勤）申請を行う | |
| 深夜時間申請がない/申請とタイムカードで入力する値は一致しない場合 | 以下の日に、深夜勤務が申請されていません。またはタイムカード深夜勤務時間数と深夜時間申請の時間数が一致していません | 時間外（深夜残業）申請を行う | |
| 勤務未入力アラート | 所定労働日に勤務または休暇・欠勤の申請がない場合 | 以下の出勤予定日に、勤怠実績の入力も休暇の申請もありません | 出張や直行直帰、単なる打刻もれ（入力もれ）であるかを確認した上で、申請列への手入力または休暇欠勤の申請を行う |
| 部分休日休憩アラート | 半休など部分休取得日に休憩時間の入力がある場合 | 以下の部分休取得日に、休憩時間数が入力されています。 | 勤務時間数に応じた休憩時間が取得しているかを確認する。タイムカードの設定（会社）の就業時間の設定で、設定している休憩時間が0でよければ修正を行う |
2.状況別おすすめのアラート設定（タイムカード）
どういう場合にどのアラートを設定すればいいのか、状況別に推奨の設定をご紹介します
設定箇所は設定タブ＞就業管理＞タイムカードの設定（会社）＞登録の設定です
■社員に打刻や休暇申請の習慣を身につけさせたい
⇒勤務未入力アラート（設定おすすめ度★★★★★）
打刻漏れ・タイムカード入力欄に時刻が未入力・休暇申請漏れの場合にアラートが表示されます
⇒打刻差異アラート（設定おすすめ度★）
打刻漏れの場合にアラートが表示されますが、自身で打刻の修正はできないため
勤務未入力アラートの設定を推奨します
■社員に平日の時間外/休日勤務申請を出す習慣を身につけさせたい
⇒時間外勤務（時間外/休日）アラート（設定おすすめ度★★★）
時間外申請が出ていない旨のアラートを表示させます
⇒打刻差異アラート（設定おすすめ度★★★）
申請時間を承認列のみ反映させる設定の場合、申請者が時間外申請出し忘れないように防止することができます
■社員に必ず平日の時間外/休日勤務申請を出す習慣を身につけさせたい
⇒時間外勤務（時間外/休日）アラート（設定おすすめ度★★）
申請を出すまで勤怠承認ができない設定です
■社員に健康管理面から深夜労働を抑制させたい場合
⇒時間外勤務（深夜）アラート（設定おすすめ度★★★）
深夜勤務の申請または申請時間よりも多く働いた場合にアラートが表示されます
※注意※
・申請を出していても申請時間よりも多く働いた場合はアラートが表示されます
・所定時間内で深夜労働している場合でもアラートが表示されます
■社員に健康管理面から深夜労働を抑制させたい/実労働時間と一致した申請を定着させたい場合
⇒時間外勤務（深夜）アラート（設定おすすめ度★）
深夜勤務の申請出す且つ実労働時間と申請時間を一致していない場合にアラートが表示されます
※注意※
・事前申請の場合、実勤務時間数と一致しない場合が多々発生するため、
再申請を行う可能性が高いです
■社員に実勤務時間数と一致した時間外申請を出す習慣を身につけさせたい場合
⇒時間外勤務アラート（設定おすすめ度★）
※注意※
・事前申請の場合、実勤務時間数と一致しない場合が多々発生するため、
再申請を行う可能性が高いです
■勤務開始/終了のタイミングで打刻する習慣を身につけさせたい場合
⇒打刻差異アラート（設定おすすめ度★★★）
■半休取得時の休憩時間の運用を正しく行いたい場合
⇒部分休日休憩時間アラート（設定おすすめ度★）
3.アラートの種類（メールアラート）
条件に合致した場合にメールが送信されます
| アラートの種類 | 表示条件 | 対処法 |
| [勤務時間]登録チェック | 出勤予定日の勤務開始・終了時刻が未入力の場合 | 出張や直行直帰、単なる打刻もれ（入力もれ）であるかを確認した上で、申請列への手入力または休暇欠勤の申請を行う |
| [勤務時間]承認チェック | タイムカード承認未完了の場合 | 承認を行う |
| [勤務時間]残業超過チェック | 規定時間の残業超過している場合 集計期間は「月の開始日～アラートタイミング」で、月合計時間で判断 | --- |
| [時間外申請]申請チェック | 時間外勤務申請がされていない場合 | 時間外申請を行う |
| [有給休暇・振替休日]有効期限チェック | 有給休暇・振替休日の有効期限が近い場合 | --- |
| [年次有給休暇] 年休取得アラート | 最後に付与された年次有給休暇が10日以上で、消化義務日までに取得すべき年次有給休暇日数が不足している場合 | 消化義務日までに年次有給休暇を取得する |
4.アラート設定（メールアラート）
設定箇所は設定タブ＞社員管理＞アラート＞アラートの設定です
アラート機能で設定できるものは下記です
設定方法はこちらをご参照ください
| 設定箇所 | 設定内容 |
| タイミングや期間 | 毎日／毎週／毎月といったタイミングや、対象とする期間を設定できます また、配信メールの配信時間帯も設定できます |
| アラートメールのタイトル | アラートが目に入りやすいよう、メールタイトルを変更することができます |
| アラートとなる項目の詳細 | たとえば残業超過の場合は、何時間を超過した時点でアラートを出すか設定ができ、有給休暇・振替休日の場合は、有効期限の何日前からアラートを出すか設定することができます |
参考URL
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