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「タイムカード」「時間外申請」「休暇申請」といった各種申請を承認するためのフローに関する概要です。
■目次
- 承認者の基本的な考え方、登録におけるポイント
- ワークフローの種類
1.承認者の基本的な考え方、登録におけるポイント
所属グループ(=部署マスタ)ごとに責任者を設けることができます。
この部署の責任者が、その部署に所属している社員の承認者になります。
MINAGINE就業管理には「タイムカード」「時間外申請」「休暇申請」という3種類の承認権限があり、
「部署の責任者」「部署の代理承認者」「個人の承認者」で承認できる権限が異なります。
部署の責任者 | 部署の代理承認者 | 個人の承認者 | |
承認権限 | 部署の責任者として登録することで3種類すべての承認が可能 | 3種類の承認権限について それぞれ個別に設定 | 特定の社員の承認者であり、 3種類の承認権限について それぞれ個別に設定 |
設定義務 | 原則、各部署で設定が必須 | 設定は必須ではない | 設定は必須ではない |
人数制限 | 各部署に1人まで | なし | 特定の社員の3種類の各申請につき1人まで |
設定方法 | 部署の責任者(承認者)を変更したい | 代理承認者を設定するには(1つの部署に承認者を2人以上登録するには) | 承認者を個人ごとに設定したい |
※「個人の承認者」が設定されている方は、「部署の責任者」「部署の代理承認者」が承認できなくなります。
★POINT
1.社員が所属する部署(グループ分けした部署も含め全て)に責任者を設定する必要があります。
責任者(承認者)がいない部署に所属している社員は、勤怠管理ができません。
2.責任者(承認者)は、全ての部署の責任者になれます(自身が所属していない部署でも可)。
3.上位部署の責任者は、下位部署の勤怠を閲覧できます。(承認はできません。)
下図の場合、営業本部長は、各支店の社員の勤怠を確認できますが、承認できるのは、支店長のみです。
4.責任者は、その部署の全期間で所属していた社員を承認する役割を担います。
2.ワークフローの種類
MINAGINEでは、申請(承認)フローは下記のとおりです。
■勤怠管理(タイムカード)
・承認なし
・上長(部署の責任者)or任意の承認者1名が承認
■時間外勤務(平日残業・深夜残業・休日出勤)申請または休暇申請
・上長(部署の責任者)or任意の承認者 1名が承認(一次承認のみで完結)
・上長(部署の責任者) と特定の1名が承認(二次承認が必要)
まずは一次承認のみなどシンプルな申請フローの運用から始めることを推奨します
<一般社員の承認フローの場合>
一次承認のみで完結 | 二次承認が必要 ※時間外、休暇申請のみ | 個人ごとに承認者を設定 | |
フロー イメージ | |||
メリット | 承認経路、設定が一番シンプル | フローを二段階に承認者が増えることで申請の承認・管理が行える | 柔軟に設定可能、少ない部署、人数が少ない場合設定がシンプル |
デメリット | 特になし | 全員に適用され、一次承認者は部署の責任者、最終承認は特定の1名に限定されるため、最終承認者の作業負荷が高くなる ※部署によって一次承認のみまたは二次承認の設定は非対応 | 部署や異動が多い場合、メンテナンスが増える可能性がある |
<承認者(責任者)の承認フローの場合>
自身で承認で完結 | 責任者の承認が必要 | 個人ごとに承認者を設定 | |
フロー イメージ | |||
メリット | 承認経路、設定が一番シンプル | 複数の部署の責任者の承認者が同一人物の場合、設定をシンプルにしやすい | 柔軟に設定可能、少ない部署、人数が少ない場合設定がシンプル |
デメリット | 特になし | 部署の責任者ごとに承認者が異なる/部署自体が少ない場合、新たに一つ上の部署を作成して設定すると複雑化しやすい | 部署や異動が多い場合、メンテナンスが増える可能性がある |
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